Directeur opérationnel (H/F)
Début de mission le 19 mai 2025
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
La personne recrutée aura pour mission(s) d'assurer les activités du secrétariat et la gestion administrative du département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l'IUT Lyon 1.
Le département comprend près de 300 étudiants (en BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) GIM 100 étudiants de 1ère année, 75 étudiants de 2ème année, 75 alternants en 3ème année, 50 alternants dans une des deux licences professionnelles), une quinzaine de permanents et une trentaine de vacataires.
Elle devra effectuer les tâches suivantes : accueil, scolarité, comptabilité, achats, assistance pédagogique auprès des responsables de licences professionnelles et des enseignants, gestion des conventions de stage des étudiants, organisation des examens, soutenances et jurys, promotion du département, gestion des dossiers des vacataires, responsabilité des archives. Elle saura travailler en équipe avec le chef de département, le chef de département adjoint, les directeurs des études, les responsables de licence professionnelles et le responsable technique.
Activités principales de l'agent :
Participer à la gestion administrative, financière de la structure
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (étudiants etalternants)
Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
Rédiger des notes et des courriers administratifs
Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
Enregistrer les données budgétaires
Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs...) dans le cadre des activités de gestion du service
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Classer et archiver des documents
Compétences attendues :
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Aptitude à gérer plusieurs dossiers
Gérer les stocks et les commandes
Savoir rendre compte
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Connaissances :
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat : maîtrise
Systèmes d'information budgétaires et financiers : connaissance générale
Accueillir, renseigner et servir les usagers : maîtrise
Définir et suivre des budgets : notions
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : maîtrise
Savoir être :
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Savoir communiquer
Gérer les situations d'urgence
Poste à pouvoir à partir du 02/06/2025
Le poste est ouvert aux contractuels – Catégorie B - CDD 4 mois
Rémunération mensuelle brute: Poste à 50 % - 1086.86 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de
48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
restauration sur le campus avec une participation financière de l’université