Gestionnaire administratif (H/F)
Début de mission le 2 septembre 2024
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus Universitaire de Rockefeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de France. C'est l'une des plus dynamiques de France. Elle forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat. Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale. Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiant.e.s.
Sous la responsabilité de la Responsable du bureau coordination de la mention Master Santé Publique, au sein du Service des Études Interdisciplinaires de Santé (SEIS), la personne recrutée aura pour mission(s) la coordination du Service Sanitaire des Étudiants en Santé (SSES) entre les composantes de Santé. Le poste nécessite un travail en lien avec les scolarités des composantes santé et les enseignants, référents pédagogiques du SSES mais également avec le Rectorat et l'Agence Régionale pour la Santé (ARS) et de nombreux acteurs publics et privés (IREPS, MFR, DRAAF, SSU, responsables de réseaux, chefs d''établissements...)
Activités principales de l'agent :
Préparation du Comité de Pilotage /Rédaction des comptes-rendus et suivi du plan d'actions
Planification annuelle des activités d''enseignement mutualisée liées au SSES,
Gestion des appels à candidature aux formateurs et des relations pour toutes les interventions durant le SSES (sessions de formation et enseignement + jurys),
Affectation des étudiants dans les terrains de stage auprès des différents acteurs : Rectorat - MFR - Enseignement agricole - SSU.
Étude et démarchage de nouveaux acteurs (lieux d'accueil)
Gestion et suivi des courriers d''information et conventions aux structures d''accueil (élaboration, suivi du circuit des signatures, etc.)
Gestion et suivi des contacts téléphoniques et mails avec les structures d'accueil pour lien entre elles et les étudiants / et entre les structures d''accueil et les référents pédagogiques du SSES de chaque composante
Organisation des jurys d''évaluation, des retours d'intervention et transmission des notes aux composantes
Rédaction des prévisions et bilans du SSES
Compétences attendues :
Savoir renseigner, accompagner et accueillir des publics
Technique d'élaboration de documents (courriers, tableurs excel),
Technique de rédaction de mails
Savoir communiquer à l'oral comme à l'écrit
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir alerter et proposer des solutions opérationnelles et règlementaires
Savoir travailler en équipe
Qualités d'organisation, rapidité d'exécution, rigueur
Savoir rappeler les règles de l'Université et de la Composante en terme de scolarité
Connaissances :
Connaissance du milieu universitaire
Connaissances informatiques notamment Excel
La connaissance des logiciels APOGEE et ADE serait un plus
Savoir être :
Gestion du stress et rigueur
Réactivité,
Loyauté et diplomatie
Autonomie
Perspicacité et discrétion