Assistant de direction (H/F)
Début de mission le 13 avril 2026
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Le Service de Médecine et Santé au Travail du Personnel (SMSTP) est l'un des services centraux de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il a pour objectif de préserver la santé physique et mentale des travailleurs dans toutes les professions. Son rôle est aussi de prévenir les risques professionnels et leurs dommages sur la santé du personnel.
Le service est composé de :
- 3 médecins de prévention
- 3 infirmières dipômées d'Etat en santé au travail
- 3 secrétaires
Le SMSTP est situé sur deux Campus : LyonTech Doua Bât. Dirac (Villeurbanne) et LyonTech Doua secteur Sciences IUT (Villeurbanne), Lyon-Est Rockefeller (Lyon 8).
Description du poste
Vous aurez pour mission d'assurer l'accueil physique/téléphonique, l'agenda des visites du médecin et de l'infirmière sur Outlook et MEDTRA (logiciel médical), le secrétariat du service.
Vos activités principales :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, des interlocuteurs internes et externes
Organisation des réunions (RH, psychologue du travail, études de poste, visites de sites etc)
Traiter les demandes des agents sur la boîte mail du service
Gestion budgétaire, gestion des stocks (commandes-réception), demandes de devis auprès des fournisseurs, suivi des commandes et des factures
Suivi des agents qui reprennent le travail après congé maladie, congé longue maladie, congé maternité, accidents du travail…
Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion en interne
Préparation des missions et des stages du médecin et de l’infirmière (gestion sur NOTILUS)
Envoi des attestations de visites au service DRH et à la hiérarchie de l’agent
Gestion du courrier postal
Classement et archivage des documents
Encadrement ponctuel de nouvelles secrétaires du service
Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l’intérêt du service
Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Outils bureautiques Pack office/Internet/Intranet
SIHAM en consultation du dossier agent
MEDTRA (logiciel métier médical)
OUTLOOK (gestion des agendas)
DEDOM pour les missions
Compétences attendues :
Savoir gérer des agendas
Savoir suivre les dossiers/relancer/classer/organiser
Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'établissement
Connaissances :
Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique
Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir être :
Sens du relationnel
Sens de l'organisation
Savoir rendre compte
Aptitude au travail en équipe
Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine :
entre 1 et 3 ans
Poste à pouvoir le 01/04/2026
Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2110.42€
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
restauration sur le campus avec une participation financière de l’université
Sens des relations humaines, écoute et bienveillance
Respect du devoir de confidentialité et du secret médical