Gestionnaire administratif (H/F)
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Le Service de Santé Universitaire (SSU) est l'un des services communs de l'Université Claude Bernard Lyon 1.
Son organisation et ses missions sont définies par le Code de la santé publique et le Code de l'éducation, en particulier dans son Livre 7- Articles D714-20 à D714-27. Le SSU a pour mission d'assurer la prévention, la promotion de la santé et le soin des étudiant.es.
Notre service est dynamique et investi dans sa mission en direction des étudiants, il regroupe :
Une équipe soignante pluridisciplinaire composée de 6 médecins, 5 infirmier.es, 6 psychologues et 2psychiatres;
Une équipe administrative de 4 personnels;
Un coordinateur Relais Santé Etudiants
Le SSU est ouvert à l'ensemble des étudiant.es de l'Université Claude Bernard Lyon 1, ainsi qu'aux élèves des Écoles ayant passé une convention avec le service. Il est situé sur trois campus : LyonTech Doua (Villeurbanne), Lyon-Est Rockefeller (Lyon 8) et Lyon-Sud (Oullins). Notre raison d’être : Promouvoir et Prendre en charge la santé des étudiant.es en les rendant acteur de leur bien être.
Nos valeurs : PARTAGE-ECOUTE-CONFIANCE-BIENVEILLANCE
Description du poste
Rattaché(e) à la responsable administrative, le/la secrétaire aura pour mission de gérer l'accueil du SSU sur le site Rockefeller, l'agenda des consultations sur Acteur, les tableaux de suivi et le secrétariat du service
Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, des interlocuteurs internes et externes.
Assurer le suivi des demandes d'aménagement des étudiants en lien avec les médecins du service et la mission handicap
Traiter les réponses aux étudiants sur les boites emails du service
Gérer sur le logiciel métier Acteur : les agendas des rendez-vous des médecins, infirmières, psychologues, psychiatres, diététiciennes,…….etc.).
Gérer le paiement CB des consultations sur le TPE
Tenir à jour le fichier Excel des paiements CB pour transmission à l'agence comptable
Tenir à jour le fichier Excel du recensement des demandes de rdv (téléphones, présentiels, mails) pour notre suivi statistique
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
Rédiger les comptes rendus des réunions de service sous forme d'avis de décision
Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSM
Assurer le lien avec les scolarités sur les ateliers dispensés par le SSU
Participer aux opérations de logistique du service et assister les personnels et les équipes (livraison, classement, gestion des stocks et des besoins,….etc)
Aller chercher le courrier, l'ouvrir et le distribuer aux professionnels après l'avoir scanné
Classer et archiver des documents
Passer des commandes
Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.
Brevet, BEP, CAP (Autres diplômes acceptés)
Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
Rédiger des rapports et des documents sans fautes d’orthographe
Savoir réaliser des tableaux de suivis Excel
Savoir suivre les dossiers / relancer / classer / organiser
Avoir une appétence pour les réseaux sociaux et une aisance à s'en servir
Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique
Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Dynamisme, réactivité et disponibilité, sens de l'accueil, bonne humeur
Autonomie et sens des responsabilités Grande rigueur, capacité d'organisation et d'adaptation
Planifier, respecter les délais, rendre compte de son activité à sa hiérarchie
Aptitude au travail en équipe Sens des relations humaines, écoute et bienveillance
Discrétion professionnelle, respect du devoir de confidentialité et du secret médical
Poste à pouvoir dès que possible
Le poste est ouvert aux contractuels
Rémunération mensuelle brute: 2051,86 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
restauration sur le campus avec une participation financière de l’université