Responsable administratif et financier (H/F)

Descriptif du service

FOCAL est le service commun de formation continue et d’alternance. Il a pour mission de développer, coordonner, gérer et promouvoir l’offre de formation destinée aux publics en reprise d’études, aux salariés, aux demandeurs d’emploi et aux étudiants en alternance. Il vise à favoriser l’accès à l’enseignement supérieur tout au long de la vie, en articulant les besoins socio-économiques du territoire avec les compétences académiques de l’université. Ses objectifs incluent la professionnalisation des parcours, la valorisation des diplômes universitaires auprès des adultes en formation et le soutien à la reconversion professionnelle. FOCAL joue également un rôle stratégique dans la mise en œuvre de la politique de formation continue et d’alternance de l’établissement, en lien avec les composantes et les partenaires institutionnels.

Description du poste

Sous l’autorité de la Directrice opérationnelle du service, le responsable administratif et financier assure la gestion budgétaire, comptable et financière du service et de l’activité de formation professionnelle, en lien avec la Direction des Affaires Financières (PGF FC). Il est également chargé de l’administration du personnel du service en lien avec la DRH : suivi des agents, actes de gestion, représentation du service sur les questions RH. Il assure la coordination entre le service FOCAL, les instances de gouvernance et les services centraux en charge de la formation.

Missions principales

Gestion budgétaire et financière

• Élaboration et suivi du budget du service et de l’activité de FP en lien avec le PGF et les partenaires (CFA,Universités, sous-traitants, …)

• Recettes et dépenses du service

• Recettes et dépenses de Formation Professionnelle de l’UCBL liées aux conventions de formation et departenariat.

• Suivi de la comptabilité analytique en lien avec la Direction des Affaires Financières (DAF).

• Préparation des éléments financiers en vue de la tenue des instances (CCFC, conférences budgétaires, …)

• Suivi des flux de trésorerie et mise à jour des prévisionnels.

Pilotage administratif

• Consolider les informations relatives aux inscriptions administratives des publics en formation continue etalternance

• Coordonner et sécuriser les contrats et conventions (FP/ partenaires).

• Veiller au respect de la réglementation et aux évolutions du secteur.

• Organiser les conseils de perfectionnement, des CCFC et rédaction des comptes rendus.

• Gérer les éléments soumis au vote des instances et suivre leur mise en œuvre

Gestion administrative du personnel

• Assurer le suivi administratif des agents du service en lien avec la Direction des Ressources Humaines(DRH).

• Gérer les actes de gestion du personnel : contrats, avenants, congés, absences, temps de travail.

• Suivre les campagnes d’emploi, d’évaluation, les formations des agents et les mobilités internes.

• Suivre l’évolution du journal de paie et assurer le lien avec les services concernés.

• Participer aux réunions avec la DRH et représenter le service sur les questions RH.

Appui stratégique

• Conseil sur les orientations budgétaires et les choix d’investissement.

• Participation à la conduite de projets transversaux.

Management et coordination

• Encadrement d’agents

• Définition et amélioration des processus internes.

• Mise en œuvre d’outils de pilotage (FCA Manager, tableaux de bord).

• Interface avec la DAF, les composantes pédagogiques et les partenaires externes.