Gestionnaire Scolarité et formation professionnelle (H/F)

FOCAL est le Service commun de Formation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l’interface entre l’Université et le monde professionnel : Entreprises industrielles et de services, bureaux d’études, organismes publics ou privés, professionnels de santé… Les équipes de FOCAL soutiennent les porteurs de projet dans l’élaboration de leur parcours diplômants ou certifiants. Elles assurent la gestion administrative des actions de formation. En parallèle, elles accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d’études dans leurs projets de développement des compétences, les aide à identifier les dispositifs de financement appropriés à leur situation et assure la gestion contractuelle et financière de leur formation.

Description du poste :

L'agent sera en charge d'assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant la contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).

Activités principales :

Gestion du DAEU B – diplôme d’accès aux études universitaires

• Accueillir et informer les candidats et stagiaires (présentiel, mail, téléphone, visio),

• Gérer les dossiers d’inscription

• Etablir les contrats et conventions

• Recenser les intervenants et établir le planning prévisionnel

• Transmettre les éléments constitutifs des dossiers vacataires au pôle de gestion financière

• Faire les demandes de réservation de salles

• Organiser les sessions d’examen : surveillance, convocation, copies,

• Saisir les notes sur Apogée, établir les relevés et organiser les jurys

• Editer les relevés de notes et les diplômes

• Etablir un bilan des heures réalisées et renseigner les fiches de service fait

• Gérer l’assiduité des stagiaires (émargement, tableau récapitulatif)

Contractualisation et suivi administratif en formation continue

• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. FCA MANAGER, KAIROS, OFELI, EDOF, etc.),

• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).

• Gérer les dossiers CPF (EDOF et France Travail KAIROS)

• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).

• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).

• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC$)

• Assurer la logistique des formations courtes (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).

• Suivre l’assiduité et les enquêtes de satisfaction,

• Éditer les documents officiels (certificats).

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants

• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.

• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.

• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

• Garantir la conformité réglementaire (formation continue).

• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.

• Contribuer à la mise en oeuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).

• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).

Activités complémentaires :
Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes : Mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés