Responsable de scolarité (H/F)
L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.
L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
La personne recrutée interviendra au département Génie Industriel et Maintenance (GIM) de l’IUT Lyon 1. Ce département accueille environ 250 étudiants qui reçoivent une formation de 2000 heures (hors projets et stages) sur trois ans. L’équipe pédagogique comprend une quinzaine d’enseignants titulaires (du secondaire et enseignants-chercheurs) et une quarantaine de vacataires d'enseignement. La formation BUT GIM a un caractère technologique et professionnalisant.
Description du poste
Sous l'autorité du chef de département, vous assurerez les activités du secrétariat et la gestion administrative du département GIM de l'IUT Lyon 1, c'est à dire de la formation BUT GIM et des licences professionnelles associées au département GIM (MSI, MBI), en effectuant les tâches suivantes :
accueil, scolarité
comptabilité, achats
assistance pédagogique auprès des enseignants et responsables de licences professionnelles (LP MSI/MBI)
gestion des conventions de stage des étudiants
organisation des examens, soutenances et jurys
promotion du département
transfert des dossiers des vacataires
responsable des archives
Activités principales :
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Gérer la scolarité des étudiants : inscriptions, examens, résultats, diplômes
Rédiger des notes et des courriers administratifs
Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
Enregistrer les données budgétaires
Créer des documents divers (courriers, tableaux, certificats administratifs...) dans le cadre des activités de gestion du service
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires)
Classer et archiver des documents
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Compétences attendues :
Savoir rendre compte
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Travailler en équipe
Aptitude a gérer plusieurs dossiers
Mettre en œuvre une démarche qualité
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Utiliser les logiciels spécifiques a l'activité
Gérer un budget
Gérer les stocks et les commandes
Connaissances :
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Systèmes d'information budgétaires et financiers
Collecter l'information pertinente et nécessaire a l'accomplissement de sa mission
Dispositifs de formation initiale et continue
Appliquer une démarche qualité
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Accueillir et prendre des messages
Contrôler et suivre les conditions de conservation des archives
Accueillir, renseigner et servir les usagers
Savoir utiliser les logiciels spécifiques a l'activité
Définir et suivre des budgets
Maitriser les fonctionnalités du logiciel de gestion des études et des étudiants
Règlementation applicable aux différentes catégories d'étudiants (inscriptions, cursus, bourses)
Analyser des données et des informations disponibles dans le cadre d'une problématique
Culture internet
Savoir être :
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Savoir communiquer
Gérer les situations d'urgence
Savoir gérer les aléas
Poste à pouvoir le 01/09/2026
Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B
Rémunération mensuelle brute: 2212,03€
Localisation: Site Villeurbanne Gratte Ciel
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
restauration sur le campus avec une participation financière de l’université