Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

Descriptif du service

FOCAL est le Service commun de Formation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l’interface entre l’Université et le monde professionnel : Entreprises industrielles et de services, bureaux d’études, organismes publics ou privés, professionnels de santé… Chaque année, FOCAL forme plus de 8 000 stagiaires dont 3 500 alternants au sein de ses 650 formations. Les équipes de FOCAL soutiennent les porteurs de projet dans l’élaboration de leur parcours diplômants ou certifiants. Elles assurent la gestion administrative des actions de formation. En parallèle, elles accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d’études dans leurs projets de développement des compétences, les aide à identifier les dispositifs de financement appropriés à leur situation et assure la gestion contractuelle et financière de leur formation.

Description du poste

Descriptif du poste et des missions de l’agent :

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant :

• La scolarité des Diplômes Universitaires (DU- DIU) et autres certifications

• La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).

Activités principales :

Gestion des inscriptions et de la scolarité

• Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).

• Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.

• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, …).

• Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.

• Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).

• Suivre l’assiduité.

• Organiser les sessions d’examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.

• Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).

Contractualisation et suivi administratif en FP

• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).

• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).

• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).

• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC)

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants

• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.

• Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.

• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.

• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

• Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).

• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.

• Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).

• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).

• Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

Activités complémentaires :

• Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes : Mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés